Shared Mailbox

Het koppelen van een shared mailbox aan Outlook in Office 365.

Het koppelen van een shared mailbox aan Outlook in Office 365 vereist enkele stappen en het voldoen aan bepaalde voorwaarden (prerequisites). Hieronder staat een overzicht:

Prerequisites (Voorwaarden)

  1. Toegang tot de shared mailbox:

    • Je moet de juiste machtigingen hebben (bijvoorbeeld "Full Access" of "Send As") die door een beheerder zijn ingesteld via het Microsoft 365 Admin Center of PowerShell.

  2. Office 365-account:

    • Je moet een geldig en geconfigureerd Microsoft 365-account hebben waarmee je toegang hebt tot Outlook en de gedeelde mailbox.

  3. Outlook-versie:

    • Zorg ervoor dat je een ondersteunde versie van Outlook gebruikt, zoals Outlook 2016, 2019, of Microsoft 365-apps voor Windows/Mac.

  4. Internetverbinding:

    • Een stabiele internetverbinding is noodzakelijk om toegang te krijgen tot Office 365-services.

Shared Mailbox handmatig koppelen in Outlook

Automatisch toevoegen (als toegang is verleend):

  1. Open Outlook.
  2. Als je toegang hebt tot de gedeelde mailbox, wordt deze meestal automatisch toegevoegd in het linkerpaneel van Outlook zodra de machtigingen zijn ingesteld.
    • Dit gebeurt zonder extra configuratie als de beheerder Full Access-rechten heeft toegewezen.

Handmatig toevoegen:

  1. Outlook-instellingen openen:
    • Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
  2. Wijzig account:
    • Selecteer je Office 365-account en klik op Wijzigen.
  3. Meer instellingen:
    • Klik op Meer instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd.
  4. Gedeelde mailbox toevoegen:
    • Klik op Toevoegen onder "Gedeelde postvakken" en voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in.
    • Klik op OK en sluit de vensters.
  5. Herstart Outlook:
    • Sluit en heropen Outlook om de gedeelde mailbox in het navigatievenster te zien.

Shared Mailbox koppelen via de Outlook Web App (OWA)

  1. Log in op Outlook Web App:
    • Ga naar https://outlook.office365.com en log in met je Office 365-account.
  2. Mailbox openen:
    • Klik op je profielpictogram rechtsboven en selecteer Andere mailbox openen.
  3. Mailbox selecteren:
    • Voer het e-mailadres van de gedeelde mailbox in en druk op Enter.
    • De gedeelde mailbox opent in een nieuw venster/tabblad.

Veelvoorkomende problemen oplossen

  1. Mailbox wordt niet weergegeven:

    • Controleer of je de juiste machtigingen hebt.
    • Vraag de beheerder om te controleren of de machtigingen correct zijn toegewezen.

  2. Synchronisatieproblemen:

    • Controleer de internetverbinding.
    • Update Outlook naar de nieuwste versie.

  3. Beheerdersrechten nodig:

    • Als je geen toegang hebt, neem contact op met de IT-beheerder.

Toegang delegeren tot een gedeelde mailbox voor een andere gebruiker

Met uitzondering van de eigenaar van de mailbox moet iedereen die toegang nodig heeft tot de gedeelde mailbox (en deze op zijn Outlook-profiel wil configureren) de juiste machtigingen krijgen.

De eigenaar van de mailbox moet twee hoofdtaken uitvoeren om een andere gebruiker toegang te geven tot de gedeelde mailbox. Houd er echter rekening mee dat, nadat het onderstaande proces is voltooid, de machtigingen mogelijk niet direct beschikbaar zijn voor de gebruiker, aangezien het repliceren van de machtigingen in de hele infrastructuur enige tijd kan duren.

Actie 1: Toegang delegeren

  1. Open Outlook en ga naar Bestand.

  2. Klik op Accountinstellingen > Toegang delegeren.

    Toegang delegeren

  3. Klik op Toevoegen.

    Toegang delegeren - Gebruikers toevoegen

  4. Selecteer de gebruiker die met de gedeelde mailbox zal werken (gebruik Ctrl-klik om meerdere namen te selecteren) en klik op Toevoegen > OK.

    Toegang delegeren - Account toevoegen

  5. Stel het machtigingsniveau in dat je wilt toewijzen voor elke sectie: Agenda, Taken, Postvak IN, Contactpersonen, Notities.

  6. Selecteer Editor-machtigingen (die volledige toegang geven) en klik op OK.

    Toegang delegeren - Machtigingsniveau

Actie 2: Specifieke machtigingen instellen voor een gedeelde mailbox

  1. Start Outlook en ga naar E-mail.

  2. Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde mailbox.

  3. Klik op Eigenschappen van gegevensbestand.

    Eigenschappen van gegevensbestand

  4. Selecteer het tabblad Machtigingen in het menu.

  5. Onder Machtigingsniveau, selecteer Volledige details > Alles > Map zichtbaar, zoals hieronder weergegeven.

    Machtigingen - Tabblad Machtigingen

  6. Klik op de knop Toevoegen.

  7. Voer de naam of het volledig gekwalificeerde e-mailadres van de beoogde gebruiker in en klik op Zoeken.

    Toegang delegeren - Toevoegen

  8. Selecteer de naam uit de lijst en klik op Toevoegen > OK.

  9. Selecteer Editor. Onder Lezen, selecteer Volledige details.

    Machtigingen - Volledige details

  10. Stel het machtigingsniveau in—Editor-machtigingen bieden volledige toegang—en klik op OK.

Je kunt vanaf een gedeelde mailbox e-mails versturen met het e-mailadres van die gedeelde mailbox. 

Dit vereist dat je de juiste machtigingen hebt ingesteld door een beheerder in Microsoft 365. Hier zijn de details:

Vereiste machtigingen

  1. Verzend als: Hiermee kun je e-mails verzenden alsof je de gedeelde mailbox bent. De ontvanger ziet alleen het adres van de gedeelde mailbox (bijv. support@domein.com).
  2. Verzenden namens: Hiermee kun je e-mails verzenden namens de gedeelde mailbox. De ontvanger ziet iets als "Verzonden namens [gedeelde mailbox]" in het "Van"-adres.

Een beheerder moet deze machtigingen toekennen in het Microsoft 365 Beheercentrum of via PowerShell.

Stappen om e-mails te versturen vanuit de gedeelde mailbox in Outlook

1. In Outlook Desktop

  1. Open een nieuw e-mailvenster:

    • Klik op Nieuwe e-mail.

  2. Voeg het "Van"-veld toe (indien nodig):

    • Klik op Opties > Van.
    • Het "Van"-veld wordt nu zichtbaar in de e-mail.

  3. Selecteer de gedeelde mailbox:

    • Klik op Van > Andere e-mailadressen.
    • Voer het adres van de gedeelde mailbox in (bijvoorbeeld support@domein.com).
    • Klik op OK.

  4. Schrijf en verzend de e-mail:

    • De e-mail wordt verzonden vanuit de gedeelde mailbox als je de juiste machtigingen hebt.

2. In Outlook Web (OWA)

  1. Open een nieuw e-mailvenster:

    • Klik op Nieuw bericht.

  2. Selecteer het "Van"-adres:

    • Klik op de drie stippen (...) in het e-mailvenster en kies Van weergeven.

  3. Kies de gedeelde mailbox:

    • Klik op Van en selecteer het adres van de gedeelde mailbox.
    • Als het adres niet zichtbaar is, klik op Andere e-mailadressen en voeg het adres van de gedeelde mailbox in.

  4. Verzend de e-mail:

    • Schrijf de e-mail en verstuur deze.

In Outlook (zowel Desktop als Web) kan het "Van"-veld automatisch ingevuld worden met het adres van de gedeelde mailbox wanneer je een nieuwe e-mail opstelt vanuit de inbox van die gedeelde mailbox. 

Dit gebeurt automatisch als alles correct is ingesteld en je de juiste machtigingen hebt.

Automatisch gedrag in Outlook

In Outlook Desktop

  1. Navigeer naar de gedeelde mailbox:

    • Ga naar de inbox van de gedeelde mailbox in het mappenpaneel.

  2. Start een nieuwe e-mail:

    • Klik op Nieuwe e-mail of gebruik de sneltoets (Ctrl + N).
    • Het "Van"-veld wordt automatisch ingevuld met het adres van de gedeelde mailbox.

  3. Handmatige aanpassing niet nodig:

    • Je hoeft niet handmatig het adres in het "Van"-veld te selecteren, zolang je de e-mail start vanuit de gedeelde mailbox.

In Outlook Web (OWA)

  1. Open de gedeelde mailbox:

    • Als de gedeelde mailbox als extra postvak is toegevoegd, navigeer naar de inbox van de gedeelde mailbox.

  2. Start een nieuwe e-mail:

    • Klik op Nieuw bericht terwijl je je in de gedeelde mailbox bevindt.
    • Het "Van"-veld wordt automatisch ingesteld op het adres van de gedeelde mailbox.

  3. Controleer het "Van"-veld:

    • Als je het "Van"-veld nog niet ziet, klik op de drie stippen (…) > Van weergeven. Daarna zal dit adres correct worden weergegeven.


Out Of Office

Je kunt een Out of Office (automatisch antwoord) configureren voor een gedeelde mailbox in Microsoft 365. Dit moet echter via specifieke stappen worden gedaan, omdat gedeelde mailboxen anders werken dan persoonlijke mailboxen.

Manieren om Out of Office in te stellen voor een gedeelde mailbox:

1. Via Microsoft Outlook (Desktop of Web)

  1. Open de gedeelde mailbox:
    • Voeg de gedeelde mailbox toe aan jouw Outlook.
    • Open de gedeelde mailbox door erop te klikken in het linker menu.
  2. Stel Out of Office in:
    • Ga naar Bestand > Automatische antwoorden (Out of Office).
    • Kies Automatische antwoorden verzenden.
    • Stel het gewenste bericht in voor zowel interne als externe contacten.
    • Klik op OK.
Let op: Je hebt de juiste machtigingen nodig, zoals "Volledige toegang" of "Beheer van verzendinstellingen", om dit te doen.

2. Via Microsoft 365 Admin Center

  1. Log in op het Microsoft 365 Beheercentrum.
  2. Ga naar Exchange Beheercentrum (of direct via Exchange Admin Center).
  3. Zoek de gedeelde mailbox onder Mailboxen > Gedeelde mailboxen.
  4. Open de instellingen van de mailbox.
  5. Onder Automatische antwoorden kun je de out-of-office berichten configureren.

3. Via PowerShell

Als je beheerderstoegang hebt, kun je PowerShell gebruiken:

  1. Verbind met Exchange Online:

    Connect-ExchangeOnline

  2. Stel Out of Office in:

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity "GedeeldeMailbox@domein.com" -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "Uw interne Out of Office bericht" -ExternalMessage "Uw externe Out of Office bericht"

Veelvoorkomende problemen

  • Machtigingen: Zorg ervoor dat je minimaal Volledige toegang hebt tot de gedeelde mailbox.
  • Beheerdersrollen: Voor methoden 2 en 3 moet je een beheerder zijn in Microsoft 365.

Heb je nog hulp nodig bij een van deze stappen?